上市公司通讯 把证券事务代表工作重视起来
——山东上市公司协会召开证券事务代表座谈会
山东上市公司协会日前召开辖区上市公司证券事务代表工作座谈会，60多家上市公司的证券事务代表参加。会议采取专家授课、典型发言、分组讨论、大会交流、领导总结等形式，收到了良好效果。会上，首先由山东证监局两位专家分别以“上市公司不规范问题及对证券事务代表工作的建议”、“上市公司信息披露实务”为题，进行了授课演讲。接着有三位证券事务代表作了典型发言，介绍做好证券事务代表工作的经验体会。在典型启发的基础上，会议进行了分组座谈。全体与会人员都结合自己做证券事务代表工作实践，谈体会，讲收获，摆问题，提建议。座谈气氛热烈，大家发言踊跃。分组座谈的情况由各组召集人带到全体大会上进行再次交流，进一步强化了会议成果。会议主要形成以下共识：
一、明确了地位作用
证券事务代表作为沪深证交所《上市规则》明文规定的董事会秘书的助手，有着不可替代的重要地位作用，这是不容置疑的。但现实工作中，人们对证券事务代表的地位作用普遍缺乏充分的认识，这在相当程度上影响着证券事务代表工作作用的发挥。本次会议，大家就此明确以下几点：
(一)证券事务代表是上市公司运作规范化的重要保障。上市公司各项重大议事程序的制订与实施，各项议事规则的订立与落实，许多重要文书的制作、传递与存档等等，证券事务代表都在其中起着不可取代的重要作用。在这里，证券事务代表工作做好了，公司运作的规范就有了必备的基础，否则，其运作规范便无从谈起。从这个意义上说，证券事务代表是公司运作规范化的重要保障，至少是运作不规范的重要屏障。
(二)证券事务代表是上市公司证券事务的对外窗口。上市公司是阳光公司，外在形象对上市公司至关重要。证券事务代表的岗位是联接证券市场的窗口。证券事务代表的一言一行在很大程度上代表着公司形象，这对担任这一职位人员的素质提出很高的要求。
(三)证券事务代表是上市公司投资者关系管理的工作枢纽。投资者关系管理是公司战略管理的重要组成部分。这项工作的主要职责由董事会秘书承担，但大量的具体工作是由证券事务代表完成的。在这里，证券事务代表起着承上启下的枢纽作用。他们这一头与广大投资者相联系，另一头与董事会秘书及公司高层管理者相衔接，其工作得好不好，在很大程度上左右着投资者关系管理工作的成效。
(四)证券事务代表是上市公司依法运作的法规专家。上市公司作为公众公司必须依法规范运作，但证券事务在我国尚属新生事物，上市公司的高层管理者大多较为陌生。要改变这种状况，除借助外力加强对公司高管培训外，公司内部亦必须有精通证券法规并专门从事证券事务的人员。在我国上市公司董事会秘书大都兼任副总经理的情况下，证券事务代表便成了唯一专门从事证券业务的人员。这一现状决定了证券事务代表必须成为证券法规专家。
(五)证券事务代表是上市公司董事会秘书最具优势的接班候选人。证券事务代表由于承担着大量与董事会秘书职责相同的工作，最容易积累起担当董事会秘书职责所需的才干，从个人前程来说，证券事务代表岗位是走向公司高级管理人员的近水楼台。这是一个值得珍惜并为之努力的岗位。
二、认清了必备素质
在明确地位作用的基础上，大家围绕如何做好证券事务代表工作展开了讨论。要做好这项工作，一要有必要的客观条件，二要有自身的积极努力。协会引导大家把讨论的重点集中到发挥自身主观能动性上来，调动内因这一决定因素。讨论认为，打铁还需自身硬，做好证券事务代表工作，首先要强化自身修养，至少要具备以下六种素质：
一是熟知法规。作为上市公司内部的证券法规专家，证券事务代表只有熟知证券法规，才能胜任本职工作。公司遇有涉及证券法规的疑问，首先问董事会秘书，倘若董事会秘书不能解答，就要问证券事务代表，若证券事务代表再不能回答，在本公司便无人可问了。此时的证券事务代表便处于非常窘迫的境遇。当然，熟知法规并不等于不需要翻本本，查条文，但至少应清楚的知道翻哪个本本，查何处条文。
二是细致严谨。专家授课指出了上市公司在议事程序、文书制作、档案管理等方面存在的问题，大多与证券事务代表工作不严谨、不细致有关。如议事程序颠倒，披露信息更正，文书制作抄袭痕迹浓厚，档案管理混乱，等等。这表明证券事务代表严谨细致的工作作风还有很大的提升空间。
三是坚持原则。专家在授课中列举了不少上市公司违规或不规范的问题，在这些问题发生时，证券事务代表大多身在其中。此时的证券事务代表作为董事会秘书的助手，有义务提出明确的忠告，并尽最大力量阻止违规行为发生。即使不能阻止，也要旗帜鲜明，不能随波逐流，更不能充当帮凶。
四是讲究策略。与会人员在这方面交流了不少体会。一方面，证券事务代表不拥有决策地位。在遇有上述违规事项时，只能采取忠告、劝导、建议的方式来表达，这就需要讲究方法，努力做到忠言不逆耳，方能达到坚持原则的目的。另一方面，证券事务代表要经常面对广大投资者的质询，有时也需要讲究策略。如有的投资者被深度套牢，会向公司发泄不满，甚至骂娘。遇有这种情况就需要以正确方法去应对，有位证券事务代表介绍了他的做法，与会人员很受启发。下边是他与一位情绪激动者的对话：“别着急，你套住多少？”“百分之三十多啦！”“哎呀！我还不如你啊，我买了另外一只股票，已套进了百分之五十啦，很苦闷啊，看来我们是要反思呀！”这样，一下子就把一个对立面拉进了同一个战壕里，往后的对话便由相互敌对变成了互相共勉。
五是善于协调。作为既是投资者关系管理的工作枢纽，又是内部众多信息与事项的收集、传递者，协调技能是不可缺少的。对此，与会者也有不少心得。比如内部信息的收集涉及许多部门，就要平时多联系，感情多交流，相互多帮助，待到收集情况时，自然会顺利得多。有时也可借用董事会秘书甚至公司高管的权威，但力避给人“拉大旗做虎皮”的感觉。又如与外部董事及有关部门的沟通，与大股东的沟通，与公众投资者的沟通，等等，都需要必备的协调技能。
六是严守法纪。授课专家列举了几个重大违法案件，尤其杭萧钢构的证券事务代表被判刑的案例，使大家受到了一次深刻的警示教育。证券事务代表处在内幕信息知情者的位置，头脑里必须始终有根弦：切莫泄漏内幕信息，更要杜绝内幕交易。从这个方面说，遵纪守法对于证券事务代表来说，更具有特别的必要性。
三、几条建议
1、对证券事务代表工作给予足够的重视。证券事务代表作为董事会秘书的助手，其职责范围与董事会秘书是完全相同的。目前大多数董事会秘书兼任着副总经理，甚至是由副总经理兼任，相当多的董事会秘书已把主要精力放在了副总经理的职位上，董事会秘书的工作大部分由证券事务代表来做，主辅颠倒的现象已大量存在。但证券事务代表的工作、职位、权限、待遇等，远没有引起有关方面的重视。在公司内部，证券事务代表尚处在一种人微言轻的地位；证券监管部门也基本上没有把证券事务代表纳入监管视野。建议尽快改变这种情况，把证券事务代表工作重视起来。
2、证券事务代表的法定地位需要明确。目前大多数上市公司证券事务代表承担的任务与其实际地位很不相称。证券事务代表的名称与地位，现在仅见于沪、深证交所的《上市规则》，这是很不够的。因为证券事务代表实际承担的职责早已远远超出了同交易所联系的范围。建议：一是在中国证监会的行政法规(如正在拟定中的《上市公司监管条例》)中明确证券事务代表为董事会秘书的副手或助手。二是明确其不低于公司中层管理者的身份，最好提出原则上要兼任董事会办公室主任或其他综合协调部门负责人。
3、证券事务代表的责任需要明确。两个证交所的《上市规则》规定“董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当履行其职责并行使相应权力。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露所负有的责任。”证券事务代表感到这一表述太过笼统，看不清在此期间证券事务代表的责任到底有多大。“并不当然免除”意味着有条件免除，一旦免除了董事会秘书的责任，是否就追究证券事务代表的责任？对此，与会人员心存顾虑。建议进一步明晰起来。
4、建议上市公司协会为证券事务代表搭建一个持续切磋、交流、学习的平台。如建立例会制度、有针对性的进行培训、在协会网站开设证券事务代表论坛等。